آموزش اضافه کردن سطر به جدول اکسل گزارش صورتحساب سامانه

آموزش اضافه کردن سطر به جدول اکسل گزارش صورتحساب سامانه

همانطور که همکاران گرامی اطلاع دارند در زمان تهیه گزارش صورتحساب از سامانه بایستی سطرهایی به این گزارش بابت اضافه نمودن آمار گواهی امضا، کپی برابر اصل و رونوشت ، اضافه گردد. در زیر روش اضافه کردن سطر به این گزارش آموزش داده شده است.

اضافه کردن سطر

روش اول: در تب Home، گروهCell ، روی دکمه Insert کلیک کرده و گزینه Insert Sheet Rows را انتخاب کنید (تصویر زیر). سطر جدید بالای صفحه فعال (سطر مربوط به سلول انتخاب شده) ایجاد می شود.

روش دوم: یک سطر را انتخاب کنید. سپس کلید Ctrl را نگهداشته و کلید + ( از کلیدهای ماشین حسابی) را فشار دهید. سطر جدید، بالای سطر انتخاب شده ، ایجاد می شود.

نکته : همانطور که دیده می شود اضافه کردن سطر و ستون به روش دوم با یک کلید میانبر انجام می شود . انتخاب سطر یا ستون پیش از فشردن کلیدهای Ctrl‌ و + نشان می دهد که هدف ایجاد سطر است یا ستون اما اگر پیش از فشردن کلیدهای Ctrl‌ و + سطر یا ستون را انتخاب نکنید. کادر Insert‌ باز می شود.

Shift cells right : قبل از سلول فعال یک سلول ایجاد کرده و سلول های دیگر را به انداره یک سلول به سمت راست منتقل می کند.Shift cells Down : قبل از سلول فعال یک سلول ایجاد کرده و سلول های دیگر را به انداره یک سلول به سمت پایین منتقل می کند.Entire row‌ : قبل از سطر فعال یک سطر ایجاد می کند .Entire Coiumn : قبل از ستون فعال یک ستون ایجاد می کند.

نکته : با اضافه شدن سطرهای جدید در صورتی که بخواهید قالب سطر ایجاد شده مانند سطرهای قبل یا قالب سطر آخر باشد بایستی سطر مورد نظر را که می خواهید قالب بندی آن به سطر جدید منتقل شود کاملاً ) با کشیدن موس بر روی سطر مورد نظر) در حالت انتخاب قرار داده و سپس در تب Home، رویFormat Painter  که به شکل یک قلم مو است دو بار کلیک نمایید . ( تصویر زیر )

حال کرسر موس که به شکل یک قلم مو و علامت + در آمده را روی سطر جدید که ایجاد نموده بودید کاملا بکشید وسپس روی گزینه save که به شکل یک فلاپی در بالای سمت چپ فایل اکسل است مانند تصویر زیر

کلیک نمایید یا از منوی فایل یا در ورد ۲۰۰۷ روی گوی office button کلیک نموده و روی گزینه save کلیک نمایید. حال مشاهده می نمایید که قالب بندی سطر جدید مانند سطر انتخاب شده گردید.

در سطرهای ایجاده شده می توانید آمار مورد نیاز خود را اضافه و ذخیره نمایید.

نکته: در هنگام پرینت گرفتن به علت اینکه تعداد صفحات ایجاده شده توسط فایل اکسل زیاد است حتما در کادر پرینت تعداد صفحات مورد نیاز برای پرینت را انتخاب نمایید تا از پرینت صفحات خالی جلوگیری نمایید. در پایین هر آخرین سطر هر صفحه و قبل از سربرگ صفحه بعد شماره صفحه را می توانید مشاهده نمایید.

مثلا در تصویر زیر تعداد صفحات قابل پرینت ۵ صفحه است که در کادر  print page روی گزینه pages کلیک نموده و تعداد صفحات مورد نظر را وارد می نماییم.

آموزش فارسی کردن اعداد در اکسل

برای فارسی کردن اعداد در اکسل ابتدا بایستی تنظیمات زیر را انجام دهید .

ابتدا بایستی تنظیمات زبان ویندوز را چک نموده و به ویژه تب Format زبان ویندوز روی Farsi یا در ویندوز 7 روی Persian باشد. برای این کار به Conrol panel رفته و گزینه Region and Language  را انتخاب نمایید و در کادر باز شده وارد تب Format شده و در قسمت format  زبان فارسی را انتخاب نمایید.

سپس در برنامه اکسل به مسیر زیر رفته و گزینه  پرشین را انتخاب نمایید.

 Office Button > Excel Options> Popular > Personalize your copy of Microsoft Office> Language settings> Primary editing Language> persian 

سپس در جدول اکسل گزارش با کلیدهای Ctrl+A کل جدول را انتخاب و از تب Home و گزینه Text direction گزینه Right to left را انتخاب نمایید( مانند تصویر زیر)

و سپس روی گزینه Save کلیک نمایید می بینید که اعداد فارسی می شوند . یا بعد از انتخاب کل سلول های جدول با استفاده از کلیدهای Ctrl + A  روی جدول راست کلیک نموده و با انتخاب گزینه Format cells در کادر باز شده وارد تب Alignment شوید و در انتهای کادر روی گزینه Text direction کلیک و گزینه Right to left را انتخاب نماید می بینید که اعداد فارسی می شوند. سپس روی گزینه Save کلیک نمایید.

موفق باشید. نویسنده: مهدی لندرانی

اموزش باز کردن سامانه استعلام با مرورگر Internet Explorer 11

اموزش باز کردن سامانه استعلام با مرورگر Internet Explorer 11

همکارانی که از ویندوز های 7، 8 ، 8.1 استفاده می کنند و روی ویندوزهای خود مرورگر Internet Explorer11 دارند هنگام ورود به سامانه استعلام با این مررورگر با ارور " فقط باید از مرورگر internet explorer استفاده نمایید " مواجه می شوند . برای رفع این مشکل بایستی تنظیمات زیر را روی مرورگر خود انجام دهید تا این مشکل رفع شود.

ابتدا با این مرورگر سامانه استعلام را بارگذاری نمایید. سپس روی منوی Tools در بالای مرورگر کلیک نمایید و از کادر باز شده گزنیه compatibility view settings را انتخاب نمایید. حال در کادر باز شده روی گزینه add کلیک نمایید. توجه نمایید با توجه به اینکه صفحه ورودی سامانه بارگذاری شده آدرس سامانه به لیست اضافه می شود . در صورتی که صفحه سامانه بارگذاری نشده باشد بایستی آدرس آنرا به لیست اضافه نمایید. سپس روی گزینه colse  در انتهای کادر کلیک نموده و یک بار مرورگر خود را کاملا بسته و دوباره باز نمایید. و این بار به راحتی و بدون مشکل بایستی بتوانید وارد سامانه شوید.

نکته: ان شاءاله قرار است در ورژن جدید سامانه امکان استفاده از سایر مرورگرها نیز فراهم شود. ولی همکارانی که با مروگر اینترنت اکسپلورر خود مشکل دارند یا می خواهند از مرورگر کروم و فایرفاکس استفاده نمایند می توانند در همین پست کامنت گذاشته و ایمیل خود را نیز درج نمایند تا فایل آموزشی تنظیم این مرورگرها را برای باز کردن و استفاده از سامانه های ثبت انی و استعلام برایشان ارسال نمایم.

نویسنده : مهدی لندرانی

پاسخهای سازمان به برخی سوالات همکاران در خصوص سامانه ثبت آنی

پاسخهای سازمان به برخی سوالات همکاران در خصوص سامانه ثبت آنی

1-  در مواردی که شناسه یکتا اخذ شده ولی سند به امضای متعاقدین نرسیده است آیا انجام تغییرات یا اصلاحات در سند امکان پذیر است یا خیر؟ 

پاسخ :در این حالت سردفتر می تواند با بی اثر کردن شناسه یکتا و تهیه کپی الکترونیک همان سند تغییرات و اصلاحات لازم را در سامانه انجام دهد و در ثبت دفتر نیز مطابق آخرین وضعیت سند الکترونیک ،توضیحات مورد نظر را درج کند و شناسه یکتای جدید اخذ نماید . در این صورت نیاز به ابطال یا مسدود کردن ثبت سند در دفتر جاری نیست و دفتر با اضافه کردن توضیحات لازم به امضای متعاقدین می رسد و نسخه چاپ شده سند الکترونیک نیز با مندرجات و شناسه جدید ،هم زمان با دفتر امضاء خواهد شد . در هر حال طبق تبصره ماده 2دستورالعمل ،ویرایش سند الکترونیک دارای شناسه ،از نظر مقررات ممنوع است .

2- در رابطه با امور تبعی موضوع ماده (1)دستورالعمل سامانه ثبت الکترونیک اسناد و تبصره ذیل آن :

الف : آیا بایستی برای امور مذکور صفحه و شماره جداگانه ای در دفتر در نظر گرفت یا در ستون ملاحظات سند قبلی قید نمود؟

پاسخ : امور تبعی در ملاحظات دفتر درج میشود و به امضای اصحاب سند می رسد و در سامانه ،در قسمت سایر امور تبعی ثبت می گردد و پس از تصدیق ، پرینت نهائی اخذ و به اصحاب سند تحویل می گردد .

ب :آیا می توان اسنادی را که قبل از اجرائی شدن ثبت آنی توسط دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت گردیده ،امور تبعی آنرا به روش سابق عمل نمود؟

پاسخ : با توجه به ماده یک دستورالعمل ثبت آنی و به منظور ارائه یکسان امور تبعی تمام موارد بایستی از طریق سامانه عمل شود.

ج : با توجه به این که در حال حاضر امور تبعی در سامانه وارد می گردد آیا نسبت به آن حق الثبت اخذ می گردد؟

پاسخ : در مواردی که نسبت به امور تبعی سند تنظیم میشود ،حق الثبت اخذ می گردد.

3-  با توجه به این که دفتر اتومبیل دفتر چاپی است و امکان درج سند عینا" در دفتر مذکور امکانپذیر نیست ،دفاتر اسناد رسمی بایستی اسناد اتومبیل را در دفتر جاری ثبت نمایند یا خیر؟

پاسخ : در صورتیکه دفتر چاپی با سند صادره منطبق نباشد ،سردفتر مکلف است آنرا در دفتر جاری ثبت نماید.

4- در صورتی که اسامی برخی خودروها در لیست خودروهای موجود در سامانه تعریف نشده باشد تکلیف و نحوه اقدام دفاتر چگونه است ؟

پاسخ : در صورتی که خودرو در لیست مذکور نباشد دفاتر اسناد رسمی می توانند مشخصات خودرو یاد شده را در سامانه وارد و هزینه قانونی مربوط را طبق ضوابط تعیین و در محل مربوطه درج نمایند.

5-  سند انتقال اجرائی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد به چه نحو تنظیم می گردد ؟

پاسخ : سردفتر ابتدا نوع سند ( بیع ،صلح و ....) را تعیین و سپس در پاسخ به پرسش سامانه ،انتقال اجرایی بودن سند را انتخاب می نماید و اقلام اطلاعات سند مذکور را مطابق فرم های موجود در سامانه تکمیل و نسبت به تنظیم سند اقدام می نماید .

منبع : کانون سردفتران و دفتریاران خراسان رضوی

نکاتی در مورد امنیت سیستم های دفاتر اسناد رسمی

 نکاتی در مورد امنیت سیستم های دفاتر اسناد رسمی

یکی از مباحث مهمی که کمتر مورد توجه دفاتر اسناد رسمی قرار دارد مباحث مربوط به امنیت سامانه های مورد استفاده دفاتر اسناد رسمی و همچنین امنیت سیستم های دفاتر است.این روزها همه كاربران با ویروس‌های رایانه‌ای آشنا هستند و از مشكلاتی كه آنها با خود به‌همراه دارند نیز اطلاعات كافی دارند. ساخت و انتشار ویروس‌های رایانه‌ای یكی از مشكلات حل نشده در دنیاست كه با وجود پیشرفت‌های بسیار زیادی كه در تولید نرم‌افزارهای ضدویروس صورت گرفته و هشدارها و آموزش‌های بسیار زیاد امنیتی كه در این زمینه ارائه شده، همچنان به‌صورت كامل تحت كنترل در نیامده است و خطر آن همیشه و در همه حال كاربران را تهدید می‌كند.

این روزها تمامی دفاتر اسناد رسمی به اینترنت متصل اند. و نکته مهمی که نباید مورد غفلت واقع شود بحث امنیت سیستم های کامپیوتری دفاتر اسناد رسمی است زیرا آلوده شدن سیستم ها به انواع ویروس ها، کرم ها ، تروجانها و ... می تواند خسارت جبران ناپذیری را سبب شود که از جمله میتوان به از کار افتادن نرم افزارهای مورد استفاده و از دست دادن اطلاعات ذخیره شده و ... و مسائلی همچون نصب دوباره ویندوز و ... اشاره نمود.

معمولا به دلیل به روز نبودن آنتی ویروس دفاتر اسناد رسمی و ویروسی شدن سیستم های کامیپوتری دفاتر اسناد رسمی سالی یک یا دو بار ویندوز سیستم های خود را تعویض می نمایند و بسیاری از دفاتر برای انجام این امر به شرکتهای خدمات کامپیوتری یا افرادی که در این زمینه تخصصی دارند مراجعه می نمایند و برای نصب سامانه و راه اندازی ان اطلاعات خود از قبیل نام کاربری و رمزهای عبور و غیره را در اختیار این افراد می گذارند که این امر خود یک تهدید امنیتی برای دفاتر است. با توجه به اینکه ورود به سامانه تنها با نام کاربری و رمز عبور است و برای ورود استفاده از گزینه " ورود با توکن " در حال حاضر اجباری نیست این ضعف امنیتی خود می تواند تهدید بزرگی باشد.

مسئله دوم کاربران سامانه دفاتر که معمولا کارمندان بعضاْ موقتی هستند که بعد از مدتی به دلایلی از این دفاتر خارج می شوند و می توانند با در اختیار داشتن اطلاعات مربوطه باعث مشکلاتی در اینده برای این گونه دفاتر شوند.

بنابراین توصیه می شود موارد ذیل را حتما مدنظر داشته باشید.و توصیه های ایمنی را جدی بگیرید.

۱- حتما هر چند وقت یک بار رمز های عبور خود را تغییر دهید و در صورت خروج کاربر سامانه از دفترخانه حتما رمزهای عبور خود را تغییر دهید.

۲- رمزهای عبور سامانه و در صورت امکان و.ی پ.ی ا.ن های سامانه را در اختیار افراد و شرکتهای خدمات کامپیوتری قرار ندهید.و برای تست این موارد خود اقدام نمایید.

۳- همواره سعی نمایید آنتی ویروس های خود را به روز نگه دارید تا سیستم های شما آلوده نشوند تا در اثر ویروسی شدن مجبور به تعویض ویندوز و مسائل بعد از ان نشوید.

۴- با توجه به اینکه در بهار سال ۹۳ پشتیبانی شرکت مایکروسافت از ویندوز اکس پی به پایان می رسد و این ویندوز محبوب بیش از پیش در معرض حملات هکرها و ویروسها و ... قرار می گیرد . بنابراین ضرورت مهاجرت به ویندوزهای به روزتر مانند ویندوز ۷ بیش از پیش احساس می شود.

نویسنده : مهدی لندرانی