روش قبول درخواست ثبت املاک

سپس نماينده با توجه به مجموع تحقيقات بعمل آمده صورتجلسه معاينه محلی و احراز تصرف مالکانه را تنظيم و نقشه بردار نيز کروکی ملک را ترسيم و پس از امضاء خود و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورين در صورتيکه ثبت ملک را خالی از اشکال ديد اظهارنامه ثبت ملک را نيز تنظيم و پس از امضاء وسيله خود و مالک يا نماينده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نمايد.
در صورتجلسه که تحت عنوان صورتجلسه معاينه محلی و احراز تصرف مالکانه تنظيم می شود نماينده بايستی ضمن اشاره به دستور رئيس ثبت مبنی بر عزيمت به محل تاريخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نيز روز معاينه محلی را قيد سپس مشاهدات خود و نحوه مالکيت متقاضی را با تعيين ايادی مربوطه بنحوی که ارتباط متقاضی را با کسيکه ملک در دفتر توزيع اظهارنامه به نام او معرفی شده مشخص نمايد همچنين حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملک را که وسيله نقشه بردار تعيين می شود در صورت جلسه قيد نموده و نظر نهائی خود را درخصوص بلااشکال بودن ثبت ملک بطور صريح مرقوم دارد.
هم چنين در هنگام تعيين شماره برای ملک مورد تقاضا در صورتيکه مجاورين آن فاقد شماره باشند برای آنها نيز بايستی شماره تعيين و در تعريف حدود و مشخصات ملک مورد تقاضا شمارات مجاورين نيز بايستی مشخص شده باشد.
در اظهارنامه ثبت ملک که نماينده آنرا همراه با صورتجلسه معاينه محل و احراز تصرف مالکانه تنظيم می نمايد بايستی مشخصات کامل مالک يا مالکين براساس مندرجات شناسنامه آنها قيد شود و از استناد به مشخصات مندرج در ساير اوراق و مدارک متقاضی ازقبيل گواهينامه رانندگی و امثالهم جدا اجتناب شود.
هم چنين ساير ستون های اظهارنامه بايستی بطور دقيق و با خط خوانا تکميل و پس از امضاء نماينده و متقاضی همراه با صورتجلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئيس ثبت ارائه گردد.
لازم به ذکر است که کل قيمت ملک مورد تقاضا براساس قيمت منطقه ای وسيله نقشه بردار تعيين و در ستون مربوط در اظهارنامه قيد می شود.
رئيس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماينده و نقشه بردار و بررسی صورتجلسه معاينه محلی و احراز تصرف مالکانه و تطبيق مندرجات آن با مدارک ابرازی متقاضی درصورتيکه تحقيقات انجام شده و صورتجلسه تنظيمی را کافی تشخيص دهد پس از کنترل مندرجات اظهارنامه با صورتجلسه معاينه محلی آن را امضاء سپس اظهارنامه را در دفتر کد 304 (دفتر ثبت اظهارنامه) ثبت و شماره رديف دفتر را روی اظهارنامه قيد و سوابق را جهت ثبت اظهارنامه در دفتر انديکاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماينده و نقشه بردار بترتيب به دفتر و حسابداری ارجاع می نمايد.
پس از ثبت اظهارنامه در دفتر انديکاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و در آنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه برمبنای بهای کل ملک به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واريز به حساب مربوطه نزد بانک ملی به متقاضی تسليم و نيز فوق العاده نماينده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نمايد.
متقاضی پس از واريز حقوق دولتی متعلقه در بانک نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضميمه پرونده گردد.
متصدی حسابداری پس از ضميمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و ميزان حق الثبت و مقدماتی را به تفکيک در اظهارنامه قيد و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بايگانی ارسال می دارد.
متصدی بايگانی مراتب ثبت ملک را در مقابل شماره ملک مورد ثبت در دفتر توزيع اظهارنامه قيد و پس از ثبت در دفتر آمار پرونده را در رديف ساير پرونده هائی که بايستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهيه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدی متقاضی را که معمولا پايان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملک است به متقاضی اعلام می دارد.
تذکر 2: در انجام هر يک از مراحل قبول ثبت چنانچه قانونا نياز به استعلام از مراجع ذيصلاح ملاحظه شد بايستی انجام شود بديهی است که استعلام های بی مورد و بدون مجوز که موجب ايجاد وقفه در انجام کار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بايستی از آن اجتناب شود.

 منبع: ثبت تهران