بخشنامه یا دستورالعملی چندی پیش آمده بود که اصل صورتمجلس تفکیکی در دفتری که استعلام تفکیک را نوشته باید بایگانی شود و اگر مالک بخواهد در دفتر دیگری معامله نماید می تواند برابر با اصل تفکیکی را از دفتر استعلام کننده اخذ نماید و هرگاه دفتر دیگری بخواهد روی قطعات صورتمجلس تفکیکی معامله انجام دهد باید مراتب عدم انجام معامله را از دفتری که صورتمجلس تفکیکی به نام وی صادر گردیده استعلام نماید این بخشنامه ای است که خیلی از دفاتر از آن بی اطلاع هستند و وقتی نامه استعلام دفاتر مطلع را می بینند تعجب می کنند ! علی ایحال این موردی است که از طریق بخشنامه یا دستورالعملی صادر شده و بدلیل اینکه تصویر بخشنامه یافت نشد از همکارانی که تصویر بخشنامه را در دسترس دارند خواهشمند است به ایمیل این وبلاگ ارسال یا لینک آن را اعلام فرمایند .

گرچه در حال حاضر ادارات ثبت صورتمجلس تفکیکی را در سه نسخه صادر می کنند و یک نسخه مخصوص دفترخانه و یک نسخه مخصوص مالک و نسخه ای نیز در پرونده ثبتی بایگانی می کنند اما پرسش از دفتر موصوف طبق بخشنامه مذکور ضرورت دارد !

نکته دیگری که در وبلاگ همکارمان نیز خواندم راجع به این بود که اخیرا" ادارات ثبت وقتی مالک جهت تقاضای تفکیک با در دست داشتن استعلام دفترخانه مراجعه می نماید پرسش جدیدی مطرح می کنند که آیا صورتمجلس تفکیکی را برای تنظیم سند می خواهی یا تقسیم نامه و در ذیل صورتمجلس تفکیکی مراتب را قید می کنند ؟ پرسش همکارمان که پرسش همکاران دیگری نیز شاید باشد این بود که آیا وقتی ثبت ذیل صورتمجلس تفکیکی می نویسد این صورتمجلس جهت تنظیم تقسیم نامه صادر شده آیا می توان نسبت به قطعات آن سند انتقال تنظیم کرد یا خیر و بالعکس ؟